Groźba naliczenia kar umownych to jeden z najbardziej stresujących momentów w trakcie realizacji kontraktu budowlanego. Najczęściej pojawia się nagle: pismo od inwestora, wezwanie do przyspieszenia robót albo informacja o planowanym potrąceniu z wynagrodzenia.
Wykonawcy bardzo często pytają nas wprost:
Skoro inwestor straszy karami, to co możemy zrobić tu i teraz?
Odpowiedź brzmi: zdecydowanie więcej, niż się wydaje – pod warunkiem, że reakcja jest szybka i właściwa.
Najpierw jedno ważne wyjaśnienie
Groźba kar umownych nie oznacza jeszcze, że kary są:
- Należne,
- Zasadne,
- MOŻLIWE do skutecznego naliczenia.
W praktyce bardzo często mamy do czynienia z sytuacją, w której inwestor straszy karami „prewencyjnie”, licząc na presję czasową i organizacyjną po stronie wykonawcy.
Krok 1: Nie panikuj i nie przyznawaj się do winy
Pierwszy i najczęstszy błąd wykonawców to:
- emocjonalna reakcja,
- przyznanie się do opóźnienia „dla świętego spokoju”,
- obietnice przyspieszenia bez analizy przyczyn.
Każde takie działanie może zostać później użyte jako dowód, że wykonawca uznał swoją odpowiedzialność.
Zasada jest prosta:
najpierw analiza – dopiero potem odpowiedź.
Krok 2: Sprawdź, czy kary w ogóle mogą być naliczone
Zanim podejmiesz jakiekolwiek działania, trzeba odpowiedzieć na kilka kluczowych pytań kontraktowych:
- Czy termin, którego dotyczy kara, jest nadal aktualny?
- Czy doszło do zmian zakresu robót lub harmonogramu?
- Czy umowa przewiduje wyłączenia odpowiedzialności wykonawcy?
- Czy inwestor dochował swoich obowiązków (front robót, dokumentacja, decyzje)?
- Pamiętaj, aby dokumentować wszelkie nieprawidłowości podczas realizacji kontraktu – chociażby poprzez wysłanie wiadomości e-mail z prośbą o reakcję lub informację. „na gębę – tylko krem NIVEA”:)
Bardzo często okazuje się, że inwestor sam stworzył przesłanki do opóźnień, a mimo to próbuje przerzucić ryzyko na wykonawcę.
Krok 3: Zidentyfikuj rzeczywiste przyczyny zagrożenia terminowego
Kluczowe znaczenie ma ustalenie, dlaczego termin jest zagrożony.
Najczęstsze przyczyny niezależne od wykonawcy to m.in.:
- opóźnienia projektowe lub błędy dokumentacji,
- kolizje międzybranżowe,
- zmiany zakresu robót,
- brak decyzji administracyjnych,
- graniczenia dostępu do placu budowy,
- opóźnienia po stronie innych wykonawców.
Jeżeli którakolwiek z tych przyczyn występuje, to w większości kontraktów kary umowne nie powinny być naliczane, o ile zostanie to właściwie udokumentowane.
Krok 4: Natychmiast zabezpiecz się formalnie
To moment krytyczny. Nawet jeżeli wszyscy „wiedzą”, że opóźnienie nie jest Twoją winą, bez formalnych zgłoszeń nie ma to żadnego znaczenia.
Należy niezwłocznie:
- zgłosić przeszkody w realizacji robót,
- wskazać ich wpływ na harmonogram,
- zastrzec brak odpowiedzialności za opóźnienie,
- złożyć roszczenie o przedłużenie terminu (EOT).
Każdy dzień zwłoki działa na niekorzyść wykonawcy.