Groźba naliczenia kar umownych to jeden z najbardziej stresujących momentów w trakcie realizacji kontraktu budowlanego. Najczęściej pojawia się nagle: pismo od inwestora, wezwanie do przyspieszenia robót albo informacja o planowanym potrąceniu z wynagrodzenia.
Wykonawcy bardzo często pytają nas wprost:
Skoro inwestor straszy karami, to co możemy zrobić tu i teraz?
Odpowiedź brzmi: zdecydowanie więcej, niż się wydaje – pod warunkiem, że reakcja jest szybka i właściwa.
Najpierw jedno ważne wyjaśnienie
Groźba kar umownych nie oznacza jeszcze, że kary są:
- Należne,
- Zasadne,
- MOŻLIWE do skutecznego naliczenia.
W praktyce bardzo często mamy do czynienia z sytuacją, w której inwestor straszy karami „prewencyjnie”, licząc na presję czasową i organizacyjną po stronie wykonawcy.
Krok 1: Nie panikuj i nie przyznawaj się do winy
Pierwszy i najczęstszy błąd wykonawców to:
- emocjonalna reakcja,
- przyznanie się do opóźnienia „dla świętego spokoju”,
- obietnice przyspieszenia bez analizy przyczyn.
Każde takie działanie może zostać później użyte jako dowód, że wykonawca uznał swoją odpowiedzialność.
Zasada jest prosta:
najpierw analiza – dopiero potem odpowiedź.
Krok 2: Sprawdź, czy kary w ogóle mogą być naliczone
Zanim podejmiesz jakiekolwiek działania, trzeba odpowiedzieć na kilka kluczowych pytań kontraktowych:
- Czy termin, którego dotyczy kara, jest nadal aktualny?
- Czy doszło do zmian zakresu robót lub harmonogramu?
- Czy umowa przewiduje wyłączenia odpowiedzialności wykonawcy?
- Czy inwestor dochował swoich obowiązków (front robót, dokumentacja, decyzje)?
- Pamiętaj, aby dokumentować wszelkie nieprawidłowości podczas realizacji kontraktu – chociażby poprzez wysłanie wiadomości e-mail z prośbą o reakcję lub informację. „na gębę – tylko krem NIVEA”:)
Bardzo często okazuje się, że inwestor sam stworzył przesłanki do opóźnień, a mimo to próbuje przerzucić ryzyko na wykonawcę.
Krok 3: Zidentyfikuj rzeczywiste przyczyny zagrożenia terminowego
Kluczowe znaczenie ma ustalenie, dlaczego termin jest zagrożony.
Najczęstsze przyczyny niezależne od wykonawcy to m.in.:
- opóźnienia projektowe lub błędy dokumentacji,
- kolizje międzybranżowe,
- zmiany zakresu robót,
- brak decyzji administracyjnych,
- graniczenia dostępu do placu budowy,
- opóźnienia po stronie innych wykonawców.
Jeżeli którakolwiek z tych przyczyn występuje, to w większości kontraktów kary umowne nie powinny być naliczane, o ile zostanie to właściwie udokumentowane.
Krok 4: Natychmiast zabezpiecz się formalnie
To moment krytyczny. Nawet jeżeli wszyscy „wiedzą”, że opóźnienie nie jest Twoją winą, bez formalnych zgłoszeń nie ma to żadnego znaczenia.
Należy niezwłocznie:
- zgłosić przeszkody w realizacji robót,
- wskazać ich wpływ na harmonogram,
- zastrzec brak odpowiedzialności za opóźnienie,
- złożyć roszczenie o przedłużenie terminu (EOT).
Każdy dzień zwłoki działa na niekorzyść wykonawcy.
Krok 5: Nie pozwól na automatyczne naliczanie kar
Inwestorzy często traktują kary umowne jak mechanizm automatyczny:
„jest opóźnienie – są kary”.
To nie zawsze jest zgodne z umową ani z przepisami.
W wielu przypadkach:
- konieczne jest wykazanie winy wykonawcy,
- inwestor musi udowodnić związek przyczynowy,
- naliczenie kar wymaga zachowania określonej procedury.
Jeżeli inwestor jej nie dochowa – kary mogą być nieskuteczne lub podważalne.
Krok 6: Działaj strategicznie, nie doraźnie
Gaszenie pożarów rzadko przynosi dobre efekty. Zamiast tego warto:
- opracować plan minimalizacji ryzyka kar,
- przeanalizować możliwość aneksowania terminów,
- uporządkować dokumentację kontraktową,
- przygotować się na ewentualny spór, zanim on faktycznie powstanie.
Im wcześniej wykonawca przejmie kontrolę nad sytuacją, tym większa szansa na **uniknięcie realnych potrąceń finansowych**.
Czy z groźby kar da się wyjść obronną ręką?
Tak – i w praktyce dzieje się to znacznie częściej, niż sądzą wykonawcy.
Warunkiem jest jednak:
- szybka reakcja,
- poprawna analiza kontraktu,
- konsekwentne działania formalne i realizacyjne
- brak pochopnych deklaracji.
Najgorsze, co można zrobić, to czekać aż inwestor faktycznie naliczy kary.
Podsumowanie: co robić, gdy grożą Ci kary umowne?
Jeżeli grożą Ci kary umowne:
- Zachowaj spokój i nie przyznawaj się do winy.
- Zweryfikuj podstawę kontraktową kar.
- Ustal rzeczywiste przyczyny zagrożenia terminu.
- Zabezpiecz się formalnie – natychmiast.
- Zablokuj automatyczne naliczanie kar.
- Działaj strategicznie, nie reaktywnie.
Jeżeli znajdujesz się w sytuacji, w której inwestor już grozi karami lub zapowiada potrącenia, kluczowe znaczenie ma pierwszych kilka dni czasami tygodni reakcji. To właśnie wtedy można jeszcze realnie wpłynąć na dalszy przebieg kontraktu. Jeśli potrzebujesz pomocy skontaktuj się z nami – pomożemy jeśli jest to jeszcze możliwe.
W kolejnych artykułach pokażemy, jak odpowiadać na pisma inwestora grożące karami oraz jakie błędy wykonawcy popełniają najczęściej w takich sytuacjach.
